フリーランスとして働いていると、「これって経費にしていいのかな？」と迷う場面は多いですよね。

経費を正しく計上すれば節税につながりますが、間違えるとペナルティを受けることもあります。

この記事では、フリーランスが経費として落とせる項目や迷いやすいケースの判断基準を、初心者にもわかりやすくまとめています。

そもそも経費とは？フリーランスが知っておきたい基本

フリーランスになると、会社員時代には意識しなかった「経費」について自分で考える必要が出てきます。

確定申告のときに困らないためにも、まずは経費の基本的な考え方をしっかり押さえておきましょう。

経費とは「事業に関係する支出」のこと

経費とは、仕事をするうえで必要になったお金のことです。

たとえば、仕事で使うパソコンの購入費やインターネットの通信費、打ち合わせで使った交通費などが経費にあたります。

ポイントは「事業に関係しているかどうか」です。

プライベートで使ったお金は経費にはなりません。逆に言えば、仕事に直接つながる支出であれば、幅広く経費として認められる可能性があります。

経費を正しく計上すると節税につながる

フリーランスが支払う所得税は、売上から経費を引いた「所得」に対してかかります。

つまり、経費をきちんと計上すれば、そのぶん所得が減り、結果的に税金も少なくなります。

たとえば、年間の売上が500万円で経費が100万円なら、所得は400万円です。

もし経費の計上漏れがあって80万円しか申告しなかった場合、所得は420万円になり、余分な税金を払うことになります。

経費を正しく把握しておくことは、手取りを増やすためにも大切です。

何でも経費にできるわけではない

「フリーランスは何でも経費にできる」と聞いたことがあるかもしれませんが、それは誤解です。

経費として認められるのは、あくまで事業に関係する支出だけです。

プライベートの食事代や趣味の買い物を経費にしてしまうと、税務調査で指摘されてペナルティを受けることもあります。

「仕事に必要だった」と説明できるかどうかが、経費かどうかを判断するひとつの基準になります。

フリーランスが経費にできる主な項目

ここからは、フリーランスが経費として計上できる代表的な項目を紹介します。

自分の仕事に当てはまるものがないか、チェックしてみてください。

仕事で使うパソコン・ソフトウェア・通信費

フリーランスにとってパソコンは欠かせないツールです。

パソコン本体の購入費用はもちろん、業務で使うソフトウェアやクラウドサービスの利用料も経費になります。

また、インターネットの通信費やスマートフォンの利用料も、仕事で使っている割合に応じて経費にできます。

10万円未満のパソコンであれば「消耗品費」として一括で経費にでき、10万円以上の場合は減価償却という方法で数年に分けて計上します。

なお、青色申告をしている方は30万円未満まで一括で経費にできる特例もあります。

自宅で働くなら家賃や光熱費も一部OK

自宅をオフィスとして使っているフリーランスの方は多いと思います。

その場合、家賃や電気代、水道代なども仕事に使っている割合の分だけ経費にできます。

この「仕事に使っている割合を計算して経費にする方法」を家事按分（かじあんぶん）といいます。

たとえば、自宅の面積のうち仕事部屋が全体の30%を占めていれば、家賃の30%を経費として計上できるイメージです。

按分の割合は、面積や使用時間など合理的な基準で決める必要があります。

交通費・書籍・セミナー参加費も対象になる

打ち合わせや取引先への訪問にかかった電車代やタクシー代は「旅費交通費」として経費にできます。

仕事に関連する書籍や参考資料の購入費は「新聞図書費」、スキルアップのためのセミナーや研修の参加費は「研修費」として計上できます。

フリーランスは自分でスキルを磨いていく必要があるので、学びへの投資も経費として認められるのは心強いですよね。

ただし、趣味や娯楽に近い内容のセミナーは経費として認められない場合があるので、仕事との関連性は意識しておきましょう。

迷いやすい経費の判断基準

「これは経費にしていいの？」と迷うケースは意外と多いです。

ここでは、フリーランスがよく悩むパターンについて判断の考え方を紹介します。

カフェ代は経費になる？ならない？

結論からいうと、カフェで仕事をした場合のドリンク代は経費にできる可能性があります。

自宅以外の場所で作業するために利用したのであれば、「雑費」などの科目で計上できます。

ただし、友人とのおしゃべりのために行ったカフェ代は経費にはなりません。

ポイントは「仕事のために利用したかどうか」です。

迷ったときは、レシートの余白に「〇〇の作業のため」とメモしておくと、あとから見返したときにも判断しやすくなります。

飲み会や食事代はどこまでOK？

取引先やクライアントとの打ち合わせを兼ねた食事であれば、「接待交際費」として経費にできます。

フリーランス仲間との情報交換が目的の食事も、事業に関係していれば経費にできるケースがあります。

特に1人で仕事をしているフリーランスの場合、交際費の計上はしっかり記録を残しておくことが重要です。

服や美容院代は経費にできる？

一般的に、普段着として着る服や日常的な美容院代は経費にできません。

ただし、仕事でしか使わない特殊な衣装や、撮影のためのヘアメイク費用などは経費として認められることがあります。

判断基準は「仕事専用かどうか」です。

普段のおしゃれにも使える服は、たとえ仕事で着ることがあっても経費にするのは難しいと考えておいた方が安全です。

経費を計上するときの注意点

経費にできる項目がわかっても、正しく処理しなければ意味がありません。

ここでは経費計上で気をつけたいポイントをまとめます。

領収書やレシートは必ず保管する

経費を計上するには、支出の証拠となる領収書やレシートの保管が必要です。

保管期間は、白色申告の場合は5年間、青色申告の場合は7年間とされています。

紙の領収書はファイルにまとめておくのが基本ですが、最近はスマホで撮影してクラウドに保存する方法も一般的になっています。

電子帳簿保存法の要件を満たしたサービスを使えば、データでの保管も認められています。

プライベートと仕事の支出は「家事按分」で分ける

先ほども紹介した家事按分ですが、これを正しく行わないと税務調査で問題になることがあります。

按分の割合は「なんとなく」ではなく、面積比や使用時間の記録など、根拠のある数字で決めましょう。

たとえば、スマートフォンの通信費を経費にする場合、仕事の通話時間やデータ使用量の割合をもとに按分するのが望ましいです。

根拠となる資料を残しておくと、あとから説明を求められたときにも安心です。

経費の入れすぎは税務調査のリスクになる

「経費を多く計上すれば節税になる」という考えは間違いではありませんが、やりすぎは禁物です。

売上に対して経費の割合が極端に高いと、税務署に目をつけられやすくなります。

業種によって経費率の目安は異なりますが、不自然に高い経費率は税務調査の対象になりやすいといわれています。

あくまで「事業に必要な支出」を正しく計上することが大切で、節税のために無理に経費を増やすのはリスクがあると覚えておきましょう。

確定申告に向けて今からできること

確定申告の時期になって慌てないように、日頃からできる準備を紹介します。

今からでもすぐに始められることばかりなので、参考にしてみてください。

日頃から経費を記録するクセをつける

確定申告の直前にまとめて経費を整理しようとすると、レシートを紛失していたり、何の支出だったか思い出せなかったりすることがあります。

そうならないために、経費が発生したらその日のうちに記録しておくのがおすすめです。

スマホのメモアプリやスプレッドシートでも十分なので、日付・金額・内容・勘定科目をメモする習慣をつけておくと、確定申告の時期にかなり楽になります。

会計ソフトを活用して管理を楽にする

フリーランス向けの会計ソフトを使うと、経費の入力から確定申告書類の作成まで一括で管理できます。

銀行口座やクレジットカードと連携して取引データを自動で取り込めるものもあるので、手入力の手間を大幅に減らせます。

初めて確定申告をする方でも、画面の案内に沿って入力していけば書類が完成するので、会計に詳しくなくても安心です。

無料プランがあるサービスもあるので、まずは試してみるのもいいかもしれません。

不安なら税理士に相談するのもあり

経費の判断や確定申告の手続きに不安がある場合は、税理士に相談するという方法もあります。

特にフリーランス1年目は、プロに一度見てもらうことで正しい経費処理の感覚がつかめるようになります。

最近はフリーランス向けに手頃な料金で対応してくれる税理士も増えていますし、スポットで確定申告だけ依頼することも可能です。

自分ひとりで抱え込まず、必要に応じて専門家の力を借りることも選択肢のひとつです。

経費の処理に慣れてきたら、自分で申告する方に切り替えることもできるので、最初のハードルを下げるつもりで気軽に相談してみましょう。

まとめ

経費の管理は最初こそ面倒に感じるかもしれませんが、一度やり方を覚えてしまえばそこまで難しいものではありません。

確定申告の時期に慌てないためにも、今のうちから少しずつ取り組んでみてください。

正しく経費を計上して、フリーランスとしての働き方をもっと快適にしていきましょう。